Groothuis Bouwgroep wil vandaag de juiste keuzes maken voor morgen. Het familiebedrijf haalt de toekomst naar voren door in te zetten op automatisering. Dat doen algemeen directeur Claudi Groothuis – de derde generatie! – en directeur productie & financieel Hendrik Eikelenboom met een volledig nieuw ingericht ICT-landschap. Belangrijk onderdeel daarvan is de overstap naar de ERP-software van AFAS. Wat dat nu al brengt? Een efficiëntere en eenduidigere manier van werken op basis van altijd actuele en betrouwbare data. En die toekomst? Die komt inderdaad dichterbij. ‘We gaan van registreren naar analyseren.’
In de bouwwereld is Groothuis een bedrijf dat vooroploopt met vernieuwingen. Claudi weet nog goed dat de fax zijn intrede deed op het kantoor. ‘Wij waren één van de eersten, dat was wat in die tijd. Later kwam e-mail, daar waren we ook snel bij. Het zit in onze aard om continu nieuwe ontwikkelingen te omarmen.’ Het is dan ook niet verwonderlijk dat juist Groothuis, met honderd medewerkers actief in heel Nederland, grote stappen zet in de verdere automatisering van bedrijfsprocessen. Die ontwikkeling valt niet los te zien van de nieuwe visie op ICT die het bedrijf heeft geformuleerd. Sterker nog, dat is de basis geweest voor de overstap naar het ERP-pakket van AFAS. ‘We zijn 1 januari 2024 live gegaan met AFAS, maar het is goed om dat in de bredere context te plaatsen’, vertelt Hendrik. ‘Uiteindelijk is software geen doel, maar een middel om onze visie te bewerkstelligen. We hebben onszelf de vraag gesteld: hoe willen we onze organisatie toekomstbestendig inrichten als het gaat om ICT? Hoe willen we werken en samenwerken, en hoe zien we de rol van data daarin? We willen de toekomst naar voren halen, zodat we vandaag de juiste keuzes maken voor morgen. Daar hebben we data-integraliteit voor nodig, standaardisatie en efficiëntie, zodat we van registeren naar analyseren gaan.’
Meer dan een boekhoudpakket alleen
Vanuit die visie heeft Groothuis een compleet nieuw ICT-landschap ingericht. De servers, het besturingssysteem, een managementsysteem voor projectdata en een nieuwe ICT-partner voor het beheer. Voor een integrale, eenduidige en efficiënte manier van werken richtte het bouwbedrijf zijn ogen op nieuwe ERP-software. Hendrik: ‘Het pakket waarmee we werkten was verouderd en werd niet meer voldoende ondersteund. Deze gehele ICT-transitie was het juiste moment voor automatisering van onze bedrijfsprocessen. We zochten een passende oplossing die veel meer is dan een boekhoudpakket alleen.’ Op basis van eerdere ervaringen kwam al snel AFAS in beeld. ‘Sinds 2021 werken wij met de HRM & Payroll-software van AFAS, dus daar hebben we affiniteit mee. Heel eerlijk: dat verliep in die begintijd niet soepel, al had dat meerdere oorzaken. Toch zijn we die optie serieus gaan onderzoeken.’ Claudi heeft daar een aanmoedigende rol in gehad. ‘Ik ken AFAS al langer. Ik mocht er eens rondkijken vanuit een studie die ik volgde en was enorm onder de indruk. Hoe AFAS naar mensen kijkt, de vibe in het pand, het moderne werkgeverschap: ik voelde dat dit bedrijf bij ons zou passen. We delen de manier waarop we naar de wereld kijken. Ik was dus al fan van AFAS. Maar veel belangrijker dan dat is dat onze organisatie die keuze draagt. Ik kan van alles willen, onze mensen moeten met het systeem werken en er waarde aan toevoegen.’
Meer zekerheid en efficiency
Dankzij de automatiseringsslag met AFAS is het aantal handmatige handelingen enorm verminderd, vertelt Jan. En dat levert diverse voordelen op. ’Nu we bijvoorbeeld het proces van ordermanagement ingericht hebben in het systeem weten we zeker dat het goed doorlopen is. Voorheen bleef het mensenwerk en zweefden contracten nog weleens rond. Dan moesten we ervoor zorgen dat de juiste persoon het juiste contract onder ogen kreeg. Nu zit het in een workflow en staat erbij wie het contract wanneer moet ondertekenen. Dat biedt zekerheid. En ook efficiëntie. Daardoor zijn banen in onze organisatie aan het veranderen. Voor iemand die voorheen een controlerende functie in het inkoopproces had, ontstaat tijd. Hoe gaan we die ten gunste van de organisatie inzetten? Welke nieuwe rollen komen er in de toekomst bij? Dat zijn bijzondere vraagstukken.’
Datagedreven werken en sturen vanuit trendanalyses
De basis staat, de kinderziektes zijn eruit. De tijd van doorontwikkeling is aangebroken. ‘Er zit een enorme potentie in het systeem zoals wij het nu hebben ingericht. Steeds een beetje meer gaan we die potentie benutten.’ De toekomstvisie van Groothuis blijft daarbij leidend. ‘We gaan bijvoorbeeld meer naar businesscontrolling toe. Onze KAM en financiële afdeling gaat dankzij het nieuwe systeem meer datagedreven werken en sturen vanuit trendanalyses. Zij gaat onze organisatie op basis van alle data in ons systeem een spiegel voorhouden. In plaats van de kosten gaan we het steeds meer hebben over de opbrengsten. Dat zijn waardevolle ontwikkelingen voor ons bedrijf.’ Stap voor stap benut Groothuis de mogelijkheden die AFAS biedt. ‘Wij weten ook dat het morgen niet klaar is. Het blijft een continu proces van optimalisatie.’ Claudi vindt het daarbij bewonderenswaardig hoe de organisatie meebeweegt. ‘Het is nogal een transitie. Er is een enorme wil om de verbetering voor de toekomst te zien. Dat vind ik heel knap van ons team.’ Mooi voorbeeld is hoe medewerkers op de bouwplaats met de AFAS Pocket app werken. Uren boeken, declaraties indienen, verlof aanvragen, loonstroken inzien: ze doen er van alles mee. Uitvoerders kunnen via de app direct een uitvoerdersbon verstrekken. ‘Zeker het uitschrijven van bonnen via de app is een efficiencyslag. Voorheen waren daar veel handelingen mee gemoeid, nu gaat het twee keer zo snel.’